증거재판주의를 채택하고 있는 형사소송과 달리 민사소송은 자유심증주의이지만(민사소송법 제202조), 증거능력의 제한이 없다뿐이지 법관의 자유심증을 좌우하는 것은 증거이다. 명백한 증거에도 불구하고 비합리적인 판결을 내리면 사실오인 내지 증거채부오인으로 상소의 대상이 된다.

따라서 민사소송법 제3장에서 규정하고 있는 증거는 재판의 승패를 좌우하는 매우 중요한 요소이다. 이 중에서 서증이란 민사소송법 제3장 제4절에서 다루고 있는 증거의 한 요소로서, 법원에 증거로 제출하는 문서를 말한다.

당사자가 서증을 신청할 때에는 가지고 있는 문서를 제출할 수도 있지만 문서를 가진 사람에게 그것을 제출하도록 명할 수도 있다.

이에 따라 실무에서는 서증의 확보방법으로 다음의 3가지가 있다.

문서송부촉탁이란 문서의 제출의무가 있든 없든 가리지 않고 그 문서소지자를 상대로 그 문서를 법원에 송부하여 줄 것을 촉탁하는 절차입니다. 국가기관, 법인, 학교, 병원 등이 보관하고 있는 문서를 서증으로 제출하고자 할 경우에 흔히 이용되고 있습니다.

문서제출명령이란 문서제출의무를 부담하는 상대방 또는 제3자가 서증으로 제출할 문서를 소지하고 있기 때문에 직접 제출할 수 없는 경우 당사자의 신청에 따라 법원이 그 문서의 제출을 명하는 절차입니다. 문서제출명령신청서에는 문서의 표시와 취지, 소지자, 증명할 사실, 제출의무의 원인을 명시하여야 합니다. 개정된 민사소송법은 문서소지자에 대한 문서제출의무를 확대하여 원칙적으로 증언의 거절사유와 일정한 사유(형사소추, 치욕, 직무비밀, 직업비밀 등)가 있는 문서와 공무원이 직무상 보관하는 문서를 제외하고는 모든 문서를 제출하도록 하였습니다.

사실조회촉탁이란 공공기관, 학교, 병원, 그 밖의 단체·개인 또는 외국의 공공기관에 그 업무에 속하는 사항에 관하여 필요한 조사 또는 보관중인 문서의 사실조회결과를 촉탁하여 증거를 수집하는 절차입니다.

소송 상대방 당사자나 제3자에게 서증을 제출하도록 명하는 것이 가능하므로, 이를 법원에 촉탁하는 것이 가능하다. 이를 문서송부촉탁이라고 한다.

문서의 송부를 촉탁받은 사람은 정당한 사유가 없는 한 이에 협력하여야 한다.

전자소송에서 [문서송부촉탁신청]을 선택한다.

필수기재사항으로는 ① 기록의 보관처 ② 촉탁기관의 명칭 및 주소 ③ 송부촉탁할 기록 ④ 증명하고자 하는 사실을 적어야 한다.

문서송부촉탁 역시 증거의 제출의 한 방식이므로, 증거를 신청할 때에는 증명할 사실을 표시하여야 한다는 민사소송법 제289조 규정을 지켜야 하기 때문이다.

형사재판기록은 재판이 진행중인 경우에는 해당법원에서 보관하고 있으며,

재판이 확정되면 제1심에 대응하는 검찰청에서 보관한다.