소송 당사자는 상대방이나 제3자에게 서증을 제출하도록 명하는 것이 가능하다. 상대방이나 제3자에게 서증을 제출하도록 명하는 것이 가능하므로 이의 연장선상에서 제출하도록 하게 이를 법원에 촉탁하는 것이 가능하다. 이를 문서송부촉탁이라고 한다.

사실 제3자에게도 문서제출을 명하는 것이 가능하지만 문서 제출을 명령하려면 제3자를 심문하여야 한다. 따라서 이러한 번거로움을 피하기 위항 문서송부촉탁제도가 많이 이용된다.

문서의 송부를 촉탁받은 사람은 정당한 사유가 없는 한 이에 협력하여야 한다. 문서를 가지고 있는 자는 반드시 제출해야 하는 것이 아니고 협력해야 하는 것이므로 문서제출명령보다는 그 의무가 가볍다.

문서제출명령과 달리 문서송부촉탁은 말 그대로 '촉탁'이므로 이를 제재할 방법이 없다. 그리고 소송상으로는 상대방 당사자에게 불이익이 가지 않는다.

전자소송에서 [문서송부촉탁신청]을 선택한다.

필수기재사항으로는 ① 기록의 보관처 ② 촉탁기관의 명칭 및 주소 ③ 송부촉탁할 기록 ④ 증명하고자 하는 사실을 적어야 한다.

문서송부촉탁 역시 증거의 제출의 한 방식이로서 서증의 제출을 타 기관에 부탁하는 것이므로, 증거를 신청할 때에는 증명할 사실을 표시하여야 한다는 민사소송법 제289조 규정을 지켜야 하기 때문이다.

다음과 같이 문서송부촉탁서를 작성한다.

문서송부촉탁양식

양식은 다음과 같다.

문서송부촉탁신청서양식

당사자가 문서송부촉탁신청서를 제출하면 법원은 다음과 같이 문서송부촉탁서를 촉탁기관에 발송한다.

위의 참고사항에 기재된 것과 같이 법원은 촉탁기관에 언제까지 촉탁서가 도달하도록 하라고 요구한다.

그런데 실제로는 위 기간을 준수하지 않는 경우도 많다.

특히 형사기록의 경우에는 아직 전자소송화가 되어있지 않기 때문에 일일히 스캔을 해야 해서 기록이 많을 경우 상당한 시간이 걸린다.

위 문서송부촉탁서의 대상기록도 법원에서는 2024. 4. 26.까지 문서를 송부해달라고 요구했지만 형사재판부는 그보다도 6개월이 늦은 시점에야 문서송부서를 발송했다.

물론 민사사건의 경우에는 모두 전자화 되어 있기 때문에 금방 문서를 송부해주기도 한다. 예를 들어 다른 민사재판부에 문서송부촉탁을 하면 약 2주 정도의 시간 정도면 문서를 송부해 준다.

형사재판기록은 재판이 진행중인 경우에는 해당법원에서 보관하고 있으며,

재판이 확정되면 제1심에 대응하는 검찰청에서 보관한다. 따라서 확정된 재판을 문서송부촉탁하려면 제1심에 대응하는 검찰청을 상대로 문서송부촉탁신청을 해야 한다.

미확정상태의 소송기록이라하더라도 문서송부가 촉탁된 경우, 법원은 협력할 의무가 있다. 단, 영업비밀에 대하여는 열람 제한이 가능하다.